Nach erfolgter Behandlung haben Sie ein Recht darauf, dass Ihre Arbeit bezahlt wird. Dafür müssen Sie Ihr Honorar sowie weitere Kosten gegenüber der gesetzlichen Krankenkasse geltend machen oder eine Rechnung an die Patientin bzw. den Patienten stellen. Doch was ist, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird? Verspätete oder ausbleibende Zahlungen können die Liquidität Ihrer Praxis gefährden. Daher ist ein professionelles Forderungsmanagement bei Privatabrechnungen elementar.
Privatabrechnungen und Zahlungsausfälle in Arztpraxen
Die Behandlung von Privatpatientinnen und -patienten und das Angebot sogenannter „Selbstzahlerleistungen“ ist für viele Arztpraxen wichtig, um die hohen Kosten des Praxisbetriebs zu decken. Doch dann wird die erbrachte ärztliche Leistung nicht im Rahmen des weitgehend automatisierten GKV-Abrechnungssystems von den gesetzlichen Krankenkassen bezahlt, sondern es muss eine Rechnung an die behandelte Patientin bzw. den behandelten Patienten ausgestellt werden – mit der Aufforderung zur zeitnahen Begleichung des Rechnungsbetrags per Überweisung.
Wird die Rechnung dann nicht pünktlich bezahlt und kommt die Empfängerin bzw. der Empfänger der Zahlungsaufforderung auch trotz mehrfacher Mahnung nicht nach, riskieren Sie, Ihr Honorar zu verlieren. Handelt es sich um besonders kostspielige Behandlungen und entsprechend hohe Rechnungsbeträge oder sind zeitgleich mehrere Patientinnen bzw. Patienten im Zahlungsrückstand, kann dies sogar die Liquidität Ihrer Praxis gefährden. Schließlich laufen bei Ihnen die üblichen Zahlungsverpflichtungen für Miete, Gehälter etc. unverändert weiter, ohne dass Einnahmen in ausreichender Höhe eingehen. Im schlimmsten Fall bleibt Ihnen am Ende nur noch der Rechtsweg, um über einen gerichtlichen Mahnbescheid oder im Klageverfahren (hoffentlich) an Ihr Geld zu kommen. Privatärztliche Verrechnungsstellen berichten, dass Zahlungsausfälle in mehr als der Hälfte aller Arztpraxen in Deutschland vorkommen – in Höhe von einem bis fünf Prozent, manchmal sind es sogar mehr.
Professionelles Forderungsmanagement installieren
Damit es gar nicht erst so weit kommt, ist ein professionelles Forderungsmanagement für eine (Privat-)Arztpraxis Pflicht. Das bedeutet: Rechnungen sehr zeitnah im Anschluss an die Behandlung formal korrekt erstellen und an die richtige Empfängerin bzw. den richtigen Empfänger versenden, Zahlungseingänge engmaschig überwachen und bei offenen Rechnungen konsequent mahnen. Nur so können Sie das Risiko, einen Honoraranspruch zu verlieren oder nicht (mehr) realisieren zu können, minimieren. Denn der Erfolg Ihrer Praxis ist nur dann gesichert, wenn die erbrachten Arztleistungen honoriert werden, das heißt wenn die Rechnungen über private Leistungen beglichen werden.
Behandlungsvertrag und Aufklärungspflichten
Damit Sie eine Rechnung über ärztliche Leistungen stellen können, muss zuvor ein sogenannter „Behandlungsvertrag“ zustande gekommen sein. Dieser entsteht in der Regel dadurch, dass sich Ärztin bzw. Arzt und Patientin bzw. Patient im Gespräch miteinander auf die Durchführung einer Behandlung einigen. Dabei muss der Behandlungsvertrag grundsätzlich weder explizit mündlich vereinbart noch schriftlich fixiert werden. Anders ist es jedoch, wenn gesetzlich Versicherte eine Behandlung wünschen, die nicht im Katalog der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) enthalten ist: Dann muss ein schriftlicher Vertrag über eine privatmedizinische Leistung geschlossen werden, welche die Patientin bzw. der Patient selbst bezahlen muss. Gemeint sind die sogenannten „Selbstzahlerleistungen“ bzw. „individuellen Gesundheitsleistungen (IGeL)“.
Wesentlicher Bestandteil des Behandlungsvertrags ist die Aufklärung, sowohl unter medizinischen als auch unter wirtschaftlichen Aspekten. Das heißt, Sie müssen die Patientin bzw. den Patienten nicht nur über eventuelle Risiken oder Nebenwirkungen einer Behandlung aufgeklärt haben, sondern auch über die entstehenden Kosten. Seit dem Inkrafttreten des „Patientenrechtegesetzes – Gesetzes zur Verbesserung der Rechte von Patientinnen und Patienten“ im Jahr 2013 ist die wirtschaftliche Aufklärungspflicht auch gegenüber Privatpatientinnen und ‑patienten gesetzlich verankert. Sie gilt immer dann, wenn der Ärztin bzw. dem Arzt konkrete Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Kostenerstattung nicht durch Beihilfe oder Krankenversicherung gesichert ist, das heißt, wenn die Kosten der Leistung durch die Patientin bzw. den Patienten selbst getragen werden müssen.
Korrekte Rechnungsstellung gemäß GOÄ
In § 12 der „Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ)“ ist geregelt, wann die Arztrechnung fällig ist und welche Elemente sie enthalten muss. Demnach wird die ärztliche Vergütung fällig, „wenn dem Zahlungspflichtigen eine dieser Verordnung entsprechende Rechnung erteilt worden ist“. Das heißt, wenn die Honorarforderung ordnungsgemäß ausgestellt ist, muss die Patientin bzw. der Patient die Rechnung auch bezahlen. Für eine ordnungsgemäße Ausstellung muss die Rechnung bestimmte Elemente enthalten, die in § 12 Abs. 2 bis 5 der GOÄ aufgelistet sind; dies sind unter anderem das Behandlungsdatum, die GOÄ-Ziffer mit der Bezeichnung der berechneten Leistung, deren Anzahl, der Steigerungssatz (Einfachsatz, Regelhöchstsatz oder Höchstsatz) und der exakte Euro-Betrag. Ist laut GÖA-Verzeichnis für eine Leistung eine Mindestdauer vorgeschrieben, muss auch diese aufgeführt werden. Wenn für eine Leistung ein höherer als der Regelhöchstsatz berechnet wird, müssen Sie hierfür eine individuelle, fallbezogene Begründung angeben. Analoge Abrechnungen sind mit dem Hinweis „entsprechend“ zu kennzeichnen und müssen patientenseits nachvollziehbar sein.
Überhaupt sollten Sie darauf achten, dass die Rechnung nicht nur formal korrekt ausgestellt ist, sondern auch für die Patientin bzw. den Patienten verständlich und nachvollziehbar ist. Wenn eine Position kontrovers ist, die Rechnung aber formal korrekt ist, beeinträchtigt das zwar nicht die Fälligkeit, aber es kann zu unnötigen Nachfragen oder Zahlungsverzögerungen kommen. Des Weiteren muss die Rechnung den Vor- und Nachnamen der behandelten Person enthalten, da diese – etwa im Falle von Minderjährigen oder nicht geschäftsfähigen Menschen, die unter rechtlicher Betreuung stehen – nicht immer auch die Rechnungsempfängerin ist.
Fälligkeit und Zahlungsverzug
Grundsätzlich ist eine Honorarrechnung sofort fällig – vorausgesetzt, sie entspricht den formalen Anforderungen der GOÄ. Damit können Sie ab Zugang der Rechnung bei der Empfängerin bzw. dem Empfänger verlangen, dass diese bezahlt wird. Schwieriger ist allerdings die Frage, ab wann Rechnungsempfängerinnen bzw. -empfänger in Verzug geraten und unter Umständen weitere Kosten des Forderungseinzugs zu tragen haben. Laut „Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB)“ gerät die Empfängerin bzw. der Empfänger einer Rechnung 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit in Zahlungsverzug – sofern in der Rechnung darauf hingewiesen wurde; andernfalls erst dann, wenn sie oder er schriftlich dazu aufgefordert wird, die fällige Rechnung zu begleichen.
Prinzipiell könnten Sie bei einem Zahlungsverzug direkt schon den Rechtsweg beschreiten, das heißt einen gerichtlichen Mahnbescheid erwirken, um die Honorarforderung durchzusetzen. Allerdings wird von einem solchen Vorgehen abgeraten, denn dafür müssten Sie nachweisen können, dass die Patientin bzw. der Patient die Rechnung tatsächlich erhalten hat. Es kann aber immer einmal vorkommen, dass eine Sendung auf dem Postweg verloren geht – oder dass die Patientin bzw. der Patient (bzw. die oder der Zahlungspflichtige) verreist oder krank war oder nur vergessen hat, die Rechnung zu bezahlen.
Dreistufiges Mahnverfahren
Aus diesem Grund ist es besser, zunächst einmal eine freundliche Zahlungserinnerung zu verschicken. In sehr vielen Fällen hat sich das Thema damit schnell erledigt und die Rechnung wird umgehend bezahlt. Bleibt die Zahlung jedoch trotz Erinnerung weiterhin aus, sollten Sie nach einer angemessenen Frist von etwa zehn bis 14 Tagen eine Mahnung verschicken. Zahlt die Patientin bzw. der Patient auch daraufhin nicht, folgt eine zweite Mahnung – so lautet das von der PVS empfohlene Vorgehen. Dieses dreistufige, außergerichtliche Mahnverfahren aus Zahlungserinnerung sowie erster und zweiter Mahnung ist von Gesetzes wegen zwar nicht vorgeschrieben, allerdings hat die PVS damit sehr gute Erfahrungen gemacht.
Der Rechtsweg
Ist das kaufmännische Mahnverfahren ausgereizt und ist die Rechnung immer noch nicht bezahlt, bleibt noch der Rechtsweg. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, die Honorarforderung geltend zu machen: die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids und das sogenannte „streitige Verfahren“. Für den Mahnbescheid müssen Sie sich an das zuständige Amtsgericht wenden. Das Gericht erstellt dann nach Ihren Angaben einen sogenannten „gerichtlichen Mahnbescheid“ und verschickt diesen an die Patientin bzw. den Patienten. Wird patientenseits kein Widerspruch eingelegt (und auch immer noch nicht gezahlt), ergeht ein „Vollstreckungsbescheid“, den ebenfalls das Gericht zustellt. Widerspricht die Patientin bzw. der Patient auch hiergegen nicht, wird der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig. Damit haben Sie als Ärztin bzw. Arzt einen sogenannten „Titel“, der 30 Jahre gültig bleibt. Die Patientin bzw. der Patient hat erst Anspruch auf Herausgabe bzw. Entwertung des Titels, wenn sie oder er den im Vollstreckungsbescheid genannten Betrag bezahlt hat. Dieser umfasst in der Regel die Hauptforderung (der Betrag aus Ihrer Rechnung) sowie etliche weitere Posten wie Mahnkosten, Zinsen, Gerichtsgebühren etc. Legt die Patientin bzw. der Patient in einer dieser Phasen jedoch Widerspruch ein, kommt es automatisch zu einem Klageverfahren, in dem Sie Ihren Anspruch nicht nur beziffern, sondern auch begründen müssen.
Wenn der offene Rechnungsbetrag (und damit der Streitwert) sehr hoch ist und Sie davon ausgehen, dass die Patientin bzw. der Patient nicht vorhat, zu zahlen, können Sie den Klageweg auch direkt beschreiten. Allerdings ist zu bedenken, dass ein gerichtliches Verfahren immer mit finanziellen Risiken verbunden ist und meist viel Zeit kostet. Die PVS unterstützt ihre Mitglieder auch in einem gerichtlichen Verfahren, versucht jedoch stets, möglichst viele Fälle außergerichtlich zu klären.
Verjährung und Verwirkung: Fristen im Blick behalten
Für Arztrechnungen gilt gemäß § 195 BGB eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Die „Verjährung“ beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem das Honorar durch Rechnungsstellung fällig geworden ist. Das bedeutet: Alle im Laufe des Jahres 2024 ausgestellten Rechnungen verjähren zum 31. Dezember 2027. Aufgehalten werden kann die Verjährung nur durch einen gerichtlichen Mahnbescheid oder ein Rechtsverfahren, nicht jedoch durch eine kaufmännische Mahnung.
Ansprüche aus ärztlicher Tätigkeit können aber auch verwirken, wenn Sie es über einen sehr langen Zeitraum versäumen, die Rechnung zu stellen. Leider ist die aktuelle Rechtslage in Bezug auf den Zeitrahmen, der zu einer „Verwirkung“ führt, nicht eindeutig: Einige Gerichte orientieren sich an der Verjährungsfrist; andere argumentieren, nicht allein die Zeit sei entscheidend, sondern auch andere Umstände – wie etwa das Verhalten der Ärztin bzw. des Arztes, woraus die Patientin bzw. der Patient schließen kann, dass die Forderung nicht mehr geltend gemacht wird. Am besten stellen Sie Ihre Rechnung direkt im Anschluss an die Behandlung, um einer möglichen Verjährung oder Verwirkung vorzubeugen.
Risiko Überschuldung: wenn der Patient nicht zahlen kann
Manchmal wird eine Rechnung aber auch deshalb nicht bezahlt, weil eine Patientin oder ein Patient in finanziellen Schwierigkeiten steckt oder überschuldet ist und den Betrag schlicht nicht aufbringen kann. Zwar weist der jährlich erscheinende „SchuldnerAtlas Deutschland“ für das Jahr 2023 eine, zum fünften Mal in Folge abnehmende Schuldnerquote (2023: 8,15 Prozent) aus, dennoch gibt es in Deutschland insgesamt 5,65 Millionen überschuldete Personen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine hoch verschuldete Person in Ihrer Praxis behandeln, ist also gar nicht so gering. Wenn die Patientin bzw. der Patient die Rechnung aufgrund von Überschuldung nicht bezahlen kann, hilft in der Regel ein persönliches Gespräch (mit eventueller Vereinbarung einer Ratenzahlung) mehr als der direkte Weg zum Gericht.
Um derartige Situationen gar nicht erst entstehen zu lassen, kann es sinnvoll sein, sich vor Beginn einer kostenintensiven Behandlung über die Zahlungsfähigkeit der Patientin bzw. des Patienten zu informieren (z. B. mithilfe einer Bonitätsauskunft) – dies gilt insbesondere bei neuen Patientinnen bzw. Patienten. Kennen Sie die Patientin bzw. den Patienten schon länger, können Sie sich auch anhand vergangener Rechnungen ein Bild über ihre bzw. seine Zahlungsmoral machen, etwa über das PVS-Abrechnungssystem. Als Mitglied der PVS erhalten Sie zudem Informationen und Unterstützung bei der Durchführung einer Bonitätsprüfung sowie des gesamten Forderungsmanagements.
Professionelles Forderungsmanagement durch Ihre PVS
Formale Fehler bei der Rechnungsstellung oder Lücken bei der Überwachung der Zahlungseingänge können dazu führen, dass Sie Ihr Honorar verspätet oder im schlimmsten Fall gar nicht erhalten. Ein professionelles Forderungsmanagement kostet zwar Zeit und Mühe, ist aber unverzichtbar, um eine Praxis wirtschaftlich zu führen. Empfehlenswert ist eine Trennung von Behandlung und Honorarmanagement, auch innerhalb der Praxis: Auf diese Weise wird das Arzt-Patienten-Verhältnis nicht durch Fragen rund um Kosten und Rechnungsstellung belastet, und währenddessen kümmert sich beispielsweise die PVS darum, die Honorare zu realisieren.
Das Abrechnen von Honoraren in der Gesundheitsbranche ist das Spezialgebiet der Privatärztlichen Verrechnungsstellen (PVS), die seit über 100 Jahren Ärztinnen und Ärzte bei der Abrechnung ihrer ärztlichen Leistungen unterstützen. Dabei übernehmen wir sämtliche Aufgaben des Abrechnungsprozesses – vom Erstellen der Rechnung über das gesamte Forderungsmanagement bis zum Mahnverfahren. Sollte Letzteres nicht zum gewünschten Ergebnis führen, beschreiten wir mit Ihnen zusammen auch den Rechtsweg.