Mitarbeiterbeurteilung

Das Arbeitszeugnis ist für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei einem Jobwechsel der Türöffner zum nächsten Bewerbungsgespräch – für Sie als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber ist es gesetzliche Pflicht, eines auszustellen. Umgekehrt dienen die Zeugnisse auch Ihnen bei der Beurteilung potenzieller neuer Bewerberinnen und Bewerber für Ihre Praxis. Um ein Zeugnis richtig zu schreiben bzw. zu lesen und um unnötigen Streit zu vermeiden, gilt es, einiges zu beachten.

Gesetzlicher Anspruch auf ein klar und verständlich formuliertes Zeugnis

Arbeitnehmerinnen bzw. Arbeitnehmer haben nach dem Gesetz einen Anspruch darauf, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis zu bekommen. Dieses muss klar und verständlich formuliert sein, zudem muss es wahrheitsgemäß und wohlwollend sein. Die Rechtsprechung hat sogar geurteilt, dass das Arbeitszeugnis der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer in ihrem bzw. seinem beruflichen Fortkommen dienen soll. Das heißt, grundsätzlich darf in dem Zeugnis nichts Abwertendes oder Kritisierendes offen aufgeführt werden. Dennoch gibt es Abstufungen in Bezug auf die Formulierung, mit deren Hilfe die guten oder eventuell nicht so guten Leistungen der bzw. des Angestellten wahrheitsgemäß beurteilt werden können und sollen.

Zeugniserstellung erfordert Zeit und Kenntnis der Vorgaben

Doch in der Praxis gibt es immer wieder Ärger um das Arbeitszeugnis: weil sich die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter ungerecht beurteilt fühlt, weil bei der Erstellung des Zeugnisses formale Anforderungen nicht beachtet wurden oder weil die Bedeutung einzelner Formulierungen nicht ausreichend bekannt ist.

Das Zeugnis soll Auskunft über die Tätigkeit und Qualifikation der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters erteilen, es soll aber auch deren bzw. dessen Leistung und Verhalten beurteilen. Ein Arbeitszeugnis zu schreiben, braucht Zeit und bedeutet einige Mühe. In der Arztpraxis kennt der Arbeitgeber seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Praxisalltag und der direkten Zusammenarbeit. In größeren Einrichtungen wie Krankenhäusern ist dies schon viel schwieriger, denn die Zeugnisse werden in der Regel von der Personalabteilung ausgestellt. Da müssen dann auch direkte Vorgesetzte miteinbezogen werden, um eine Mitarbeiterbeurteilung vornehmen zu können.

Wenn formale Anforderungen nicht beachtet werden oder Formulierungen fehlen

Leider wissen viele Arbeitgeber oft nicht, welche Formalien bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses zu beachten sind und welchen Aufbau das Zeugnis haben muss. Viele Zeugnisse erfüllen daher die Grundanforderungen nicht. Das hat dazu geführt, dass sich ein regelrechter „Zeugnismarkt“ entwickelt hat. Es gibt nicht nur etliche Ratgeber in Buchform zu dem Thema, sondern sogar Dienstleister, die im Internet anbieten, Zeugnisse zu entschlüsseln und zu bewerten. Allerdings hilft dies auch nicht viel, wenn Formulierungen schlichtweg fehlen – denn entschlüsselt werden kann nur, was auch niedergeschrieben wurde.

Es gibt eine Reihe von Formulierungen, die ein Zeugnis immer enthalten sollte. Wird eine Formulierung im Zeugnis dann einfach weggelassen, handelt es sich dabei um ein sogenanntes „beredtes Schweigen“. Erfahrene Personalverantwortliche wissen es zu interpretieren, wenn das Zeugnis zum Beispiel keine Formulierung zur Ehrlichkeit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters enthält.

Das Arbeitszeugnis ist für beide Seiten wichtig

Bei einem Arbeitsplatzwechsel ist das Zeugnis für beide Seiten wichtig: Die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer benötigt das Zeugnis, um sich in anderen Praxen oder Krankenhäusern bewerben zu können und um dort zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Dem potenziellen neuen Arbeitgeber dient das Zeugnis der Bewerberin bzw. des Bewerbers als Grundlage für eine Entscheidung darüber, ob die- oder derjenige überhaupt zur Praxis oder Klinik passen könnte.

Arten von Zeugnissen

Die „Vereinte Dienstleistungsgesellschaft (ver.di)“ hat auf ihrer Website umfangreiche Informationen zum Thema Arbeitszeugnis bereitgestellt, die Arbeitgeber und Arbeitnehmerinnen bzw. Arbeitnehmer nutzen können. Grundsätzlich wird zwischen vier verschiedenen Arten von Arbeitszeugnissen unterschieden, die jeweils bestimmte formale Bedingungen erfüllen müssen: das einfache Zeugnis, das qualifizierte Zeugnis, das Zwischenzeugnis und das Ausbildungszeugnis.

1. Einfaches Zeugnis: Bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Anspruch auf ein einfaches Zeugnis in schriftlicher Form; ein elektronisches Zeugnis genügt nicht. Das Zeugnis muss mindestens die Art und die Dauer der Tätigkeit benennen.
2. Qualifiziertes Zeugnis: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können aber auch ein sogenanntes „qualifiziertes Zeugnis“ verlangen; dieses muss zusätzlich ihre Leistung und ihr Verhalten am Arbeitsplatz beschreiben bzw. bewerten. Ein qualifiziertes Zeugnis erhält man nicht automatisch, man hat aber auf Wunsch ein Anrecht darauf.
3. Zwischenzeugnis: Ein Zwischenzeugnis können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer immer dann verlangen, wenn ein berechtigtes Interesse daran besteht. Der Anspruch darauf ist oft bereits im Arbeitsvertrag oder in einem Tarifvertrag geregelt. Ein berechtigtes Interesse auf ein Zwischenzeugnis liegt vor, wenn sich das Arbeitsverhältnis ändert, weil umstrukturiert wird oder wenn es betriebliche Veränderungen gibt – oder wenn man die Abteilung wechselt. Jahre später könnte sich der ehemalige Chef möglicherweise nicht mehr an die Leistung erinnern; dann ist es gut, bereits ein Zwischenzeugnis zu haben.
   Ein Zwischenzeugnis kann aber auch dann nützlich werden, wenn am Ende des Arbeitsverhältnisses plötzlich ein schlechtes Zeugnis ausgestellt wird. Mit dem Zwischenzeugnis lässt sich dann leichter beweisen, dass die Leistung zumindest bis zum Wechsel der Abteilung oder bis zur Umstrukturierung wesentlich besser war und mit „gut“ oder „sehr gut“ bewertet wurde – und deshalb vermutlich nicht plötzlich sehr viel schlechter sein kann. Ein Zwischenzeugnis kann als einfaches oder als qualifiziertes Arbeitszeugnis mit den jeweiligen Besonderheiten ausgestellt werden.
4. Ausbildungszeugnis: Ein Ausbildungszeugnis wird bei Beendigung einer Ausbildung, Umschulung oder beruflichen Fortbildung ausgestellt und muss von der ausbildenden Person unterschrieben sein. Auch das Ausbildungszeugnis kann in einfacher oder in qualifizierter Form erfolgen; das einfache Zeugnis ist in jedem Fall auszustellen, das qualifizierte nur auf Verlangen der oder des Auszubildenden. Neben Angaben zu Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie zu erworbenen Fertigkeiten und Kenntnissen müssen die durchlaufenen Ausbildungsbereiche angegeben werden; außerdem die Berufskammer, vor der die Prüfung bestanden wurde.

Formale Anforderungen an ein Arbeitszeugnis

Grundsätzlich muss ein Arbeitszeugnis mindestens die folgenden Bedingungen erfüllen:

• Es muss auf einem offiziellen Firmenbogen ausgestellt sein.
• Es muss eine Überschrift enthalten (zum Beispiel „Zeugnis“).
• Es muss in einem äußerlich einwandfreien Zustand sein.
• Die persönlichen Angaben müssen korrekt sein.
• Die Dauer des Arbeitsverhältnisses muss genau benannt sein.
• Die berufliche Tätigkeit muss ausführlich und genau beschrieben sein.
• Die fachliche und innerbetriebliche Entwicklung muss in chronologischer Reihenfolge dargestellt sein.
• Durchgeführte berufliche Fortbildungsmaßnahmen müssen aufgeführt sein.
• Das Zeugnis muss deutlich machen, auf wessen Veranlassung das Arbeitsverhältnis beendet wurde.
• Ausstellungsdatum des Zeugnisses und Ende des Arbeitsverhältnisses sollten übereinstimmen oder mindestens eng beieinander liegen.
• Das Zeugnis muss frei von unzulässigen Zeichen sein.
• Das Zeugnis muss Datum und Unterschrift beinhalten.

Inhalte eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

In einem qualifizierten Arbeits-, Zwischen- oder Ausbildungszeugnis wird im Wesentlichen zunächst die „Leistung“ anhand von fünf differenzierenden Leistungsmerkmalen beurteilt. Häufig schließt sich eine „Zusammenfassende Gesamtbeurteilung“ an, es wird also eine Schlussnote vergeben. Zudem gibt es sogenannte „Berufsbezogene Kompetenzen“, die in einem guten Zeugnis ebenfalls erwähnt werden sollten.

Gute Zeugnisse sind insbesondere daran zu erkennen, dass sie charakteristische Merkmale der beruflichen Tätigkeit und der Branche beschreiben, dabei aber keine Selbstverständlichkeiten und Banalitäten erwähnen bzw. betonen. Bleiben wichtige berufsspezifische Eigenschaften unerwähnt, dann deutet das auf ein Fehlverhalten hin.

Zusammenfassende Gesamtbeurteilung – und was sie bedeutet

Neben der ausführlichen, differenzierten Beurteilung anhand der einzelnen Leistungsmerkmale enthält ein gutes Zeugnis in der Regel als sogenannte „Schlussnote“ oder „Schlussformel“ eine abschließenden Gesamtbeurteilung. Sie bezieht sich auf die Erfüllung der Aufgaben und Erwartungen insgesamt. Zwischen ihr und der vorher erfolgten Leistungsbeurteilung darf kein Widerspruch bestehen.

Mithilfe der Schlussformel wird also eine Gesamtnote vergeben, analog den Noten in der Schule:

„Background-Check“ oder „Pre-Employment-Screening“

Zeugnisse geben dem potenziellen neuen Arbeitgeber theoretisch auch die Möglichkeit, sogenannte „Background-Checks“ oder „Pre-Employment-Screenings“ durchzuführen, um zu überprüfen, ob Angaben im Zusammenhang mit der Bewerbung stimmen. Beispielsweise könnte er mittels Internetrecherche etwa in den sozialen Medien versuchen, herauszubekommen, ob die Bewerberin bzw. der Bewerber die angegebenen Qualifikationen und Abschlüsse auch tatsächlich erworben hat. Datenschutzrechtlich sind derartige Recherchen allerdings kritisch zu bewerten, da es den Grundsatz der Direkterhebung gibt, wonach alle Informationen für die Entscheidung über die Einstellung einer Bewerberin bzw. eines Bewerbers nur direkt über diese bzw. diesen zu erheben sind.

Der Wahrheitsgehalt von Zeugnissen

Zeugnisse müssen grundsätzlich der Wahrheit entsprechen. Überlegt man jedoch, welche Anlässe der Erstellung eines Arbeitszeugnisses meist vorausgehen, wird klar, weshalb die Realität häufig anders aussieht: Da gibt es entweder den Fall, dass die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer kündigt – dann ist der Arbeitgeber meist verärgert, denn ihn erwartet zusätzlicher Aufwand durch den Weggang der vertrauten Person: die Suche nach einem neuen Teammitglied, dessen Einarbeitung und vieles mehr. Im umgekehrten Fall spricht der Arbeitgeber vielleicht selbst die Kündigung aus, weil er mit den Leistungen der oder des Angestellten unzufrieden ist. In beiden Fällen ist es nachvollziehbar, dass der Arbeitgeber wenig motiviert ist, die ausscheidende Mitarbeiterin bzw. den ausscheidenden Mitarbeiter ausgiebig zu loben und zu bestätigen, dass sie oder er überragende Leistungen erbracht hat.

Nach Ausspruch einer Kündigung ist das Zeugnis häufig auch ein Druckmittel: Entweder der Arbeitgeber übt einen gewissen Druck aus, indem er der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer bei Wohlverhalten im Trennungsprozess ein gutes Zeugnis verspricht. Oder aber die Position der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers ist bei eigener Kündigung so vorteilhaft, dass sie oder er dem Arbeitgeber ein besonders gutes Zeugnis abringen kann – sei es im Rahmen eines arbeitsrechtlichen Prozesses oder außerprozessual. So erklärt sich zumindest in Teilen, weshalb die meisten Arbeitszeugnisse mit einem „Sehr gut“ oder „Gut“ abschließen.

Wenn das Zeugnis vor dem Arbeitsgericht landet

Werden die Erwartungen der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers an das Zeugnis jedoch enttäuscht, gibt es die Möglichkeit, sich an das Arbeitsgericht zu wenden, um den Anspruch auf ein besseres Zeugnis gerichtlich durchzusetzen. Allerdings gestalten sich derartige Prozesse in der Realität meist schwierig: Denn wenn die ehemalige Mitarbeiterin bzw. der ehemalige Mitarbeiter behauptet, hervorragende Leistungen erbracht zu haben, die Chefin bzw. der Chef das aber ganz anders sieht, dann wird ein Gericht Schwierigkeiten haben, die Leistung und das Verhalten der Person zu beurteilen.

Wenn die Parteien nicht beweisen können, wie gut oder schlecht im Job die oder der zu Beurteilende tatsächlich war, ergeht ein sogenanntes „Beweislasturteil“: Die Richterin bzw. der Richter weiß nicht, wem man glauben darf – und vergibt ein „Befriedigend“. Aus Arbeitnehmersicht ist das allerdings eine Katastrophe, da die meisten Arbeitszeugnisse den Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmern in der Regel ein „Sehr gut“ oder ein „Gut“ attestieren. Und wie eingangs erwähnt, hatte die Rechtsprechung ja den Grundsatz aufgestellt, dass das Zeugnis dem beruflichen Fortkommen der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers dienen soll. Das wäre in diesem Fall dann nicht gegeben – und das richterlich festgelegte „Befriedigend“ entspräche vermutlich auch nicht der Realität. Die Wahrheit bleibt also häufig auf der Strecke.

Fehlende Formel im Arbeitszeugnis

Arbeitnehmerinnen bzw. Arbeitnehmer haben aber auch dann ein Problem, wenn das Zeugnis zum Beispiel die wichtigste Passage nicht enthält: Dies ist die Dankes- und Wunschformel (auch: Bedauernsformel) am Schluss des Arbeitszeugnisses, in der sich der Arbeitgeber meist für die gute Zusammenarbeit und die Leistungen bedankt und das Ausscheiden der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters bedauert.

Diese Schlussformulierung ist für neue Arbeitgeber häufig das entscheidende Indiz dafür, wie das vorherige Arbeitsverhältnis auseinandergegangen ist – friedlich oder im Streit. Fehlt diese, insbesondere bei einem friedlichen Auseinandergehen auch aus Arbeitnehmersicht wichtige Passage, kann dies nicht beanstandet werden. Denn das Bundesarbeitsgericht urteilte im Jahr 2012, dass kein Anspruch auf derartige „Gemütsäußerungen“ des Arbeitgebers besteht. Gleichwohl wird von jedem guten Zeugnis erwartet und von den meisten auch erfüllt, dass der scheidenden Arbeitnehmerin bzw. dem scheidenden Arbeitnehmer für die ausgezeichneten Dienste gedankt und Bedauern darüber ausgedrückt wird, sie oder ihn zu verlieren.

Änderungswünsche am Zeugnis schwer durchsetzbar

Möchte die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer diese Formel einklagen oder andere Passagen des Zeugnisses berichtigen lassen, wird es für alle Beteiligten unangenehm. Die Auseinandersetzung vor einem Arbeitsgericht ist für beide Seiten meist mit hohen Kosten verbunden und der Ausgang ist oft unbefriedigend. Denn es ist für die außenstehenden Richterinnen und Richter immer schwierig, rückwirkend zu beurteilen, ob die oder der Angestellte „gelegentlich“ oder „stets“ über dem Durchschnitt gearbeitet hat oder wie groß das Bedauern auf Arbeitgeberseite tatsächlich ist. Angesichts dieser drohenden Schwierigkeiten kommt es häufig dazu, dass Arbeitgeber von Vorneherein ein tendenziell eher positives Zeugnis ausstellen – und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer meist ein sehr gutes bis gutes Zeugnis erhalten.

Mustertext: Arbeitszeugnis für eine Medizinische Fach-angestellte (Note 1: sehr gut)

A Überschrift

ARBEITSZEUGNIS

B Einleitung/Personalien

Frau Maike Musterfrau, geboren am 7. Juli 1985, war vom 1. Juli 2015 bis zum 31. Juli 2023 als Medizinische Fachangestellte in Vollzeit in unserer Praxis tätig.

C Unternehmensbeschreibung

In unserer hausärztlichen Praxis „Gesund und Munter“ in Hamburg-Wandsbek betreuen wir quartalsweise durchschnittlich 1.400 Patientinnen und Patienten.

D Tätigkeitsbeschreibung

Frau Maike Musterfrau hat in unserer Praxis u. a. die folgenden medizinischen Aufgaben übernommen:

• Blutentnahmen
• Funktionsdiagnostik (z. B. Lungenfunktionsprüfungen, Elektrokardiogramme, Sehtests, Hörtests)
• Anlegen von Infusionen
• Assistenz bei Wunderversorgungen
• Behandlungsvorbereitung und -nachbereitung

Zudem übernahm Frau Maike Musterfrau in unserer Praxis u. a. die folgenden administrativen Aufgaben:

• Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Betreuung der Auszubildenden
• Quartalsabrechnungen
• Korrespondenz mit Laboren
• Beschaffung und Verwaltung medizinischer Einwegprodukte
• Schreiben von Untersuchungs- und Behandlungsberichten
• Erstellung von Anträgen auf Kostenübernahme an Krankenversicherungen und Pflegekassen
• Patientenanmeldung
• Beantwortung telefonischer Anfragen
• Terminplanung
• Ausstellung von Überweisungsformularen und Folgerezepten
• Elektronische Archivierung der Befunde

E Fachkenntnisse und Weiterbildung

Frau Maike Musterfrau überzeugte stets mit einer sehr guten Arbeitsbereitschaft und mit hoher Motivation. In die Bearbeitung ihrer Aufgaben brachte sie stets ein sehr hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationstalent und Struktur ein. Mit derselben sehr großen Eigeninitiative und Motivation nahm Frau Maike Musterfrau neben ihrer vertraglich geregelten Arbeitszeit zudem außerordentlich erfolgreich an Weiterbildungen in den Bereichen Qualitätsmanagement und Ernährungsmedizin teil.

F Denkvermögen, Auffassungsgabe und Urteilsvermögen

Aufgrund ihrer herausragenden Auffassungsgabe und ihres sehr guten Urteilsvermögens konnten wir Frau Maike Musterfrau bereits nach einer sehr kurzen Einarbeitungsphase ein hohes Maß an Verantwortung übertragen.

G Leistungsbereitschaft, Arbeitsweise, Arbeitsergebnisse, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit

Frau Maike Musterfrau beherrscht ein außerordentlich umfassendes – tiefes sowie breites – Fachwissen, auch in Randbereichen, welches sie in ihrer Arbeit stets sehr sicher und effizient einzusetzen weiß. Dabei arbeitete sie stets sehr schnell und gewissenhaft. Ihr Arbeitsstil war allzeit von sehr großer Selbstständigkeit und Effizienz geprägt. Sie überzeugte zudem mit einem stets sehr hohen Maß an Ausdauer bei gleichbleibend sehr großer Sorgfalt. Auch in Stresssituationen bewies sich Frau Maike Musterfrau als überaus belastbar.

H Leistungsbeurteilung

Aufgrund ihrer herausragenden Stressresistenz und Problemlösungskompetenz war Frau Maike Musterfrau auch in herausfordernden Situationen eine sehr große Bereicherung für unsere Praxis. Frau Maike Musterfrau erfüllte all ihre Aufgaben stets zu unserer allerhöchsten Zufriedenheit.

I Beurteilung der persönlichen Führung und des Verhaltens

Aufgrund ihrer herausragenden Freundlichkeit, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion wurde Frau Maike Musterfrau von ihren Vorgesetzten stets sehr geschätzt. Auch im Umgang mit ihren Kolleginnen und Kollegen überzeugte sie stets mit einer sehr großen Kollegialität und Teamfähigkeit. Dank ihres besonders großen Einfühlungsvermögens und ihrer herzlichen Art war Frau Maike Musterfrau bei all unseren Patientinnen und Patienten, vor allem auch bei ängstlichen Menschen, außerordentlich beliebt.

Aufgrund ihrer motivierenden und verantwortungsbewussten Art übertrugen wir Frau Maike Musterfrau in unserer Praxis bereits nach kurzer Zeit die Verantwortung für die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Betreuung von Auszubildenden. Dabei bewies sie stets ein sehr hohes Maß an Motivation, Geduld und Kommunikationsstärke.

J Angaben zur Beendigung, falls von Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer gewünscht, und Schlussformel

Wir bedauern es sehr, dass Frau Maike Musterfrau unsere Praxis zum 31. Juli 2023 auf eigenen Wunsch verlässt. Wir danken ihr vielmals für die stets verantwortungsbewusste, selbstständige und überaus wertvolle Arbeit in unserer Praxis. Für ihren weiteren Karriere- und Lebensweg wünschen wir Frau Maike Musterfrau weiterhin sowohl beruflich als auch privat sehr viel Erfolg und alles Gute.

K Ort und Datum, Unterschrift

Berlin, den 31. Juli 2023
Dr. Max Munter
Praxis „Gesund und Munter“
Musterstraße 123
22041 Hamburg-Wandsbek
(Signatur plus Firmenstempel)

Einige der, in diesem Text genannten Erfahrungen und Empfehlungen stammen aus einem Interview aus dem Jahr 2015 mit dem Berliner Fachanwalt für Arbeitsrecht Bernhard Steinkühler.