Mitarbeitergewinnung und Personalsuche

Kompetentes und zuverlässiges Personal für die Arztpraxis oder Klinik zu finden, ist heutzutage schwieriger denn je. Der Mangel, aber auch der Bedarf an medizinischen und zahnmedizinischen Fachangestellten in Deutschland ist groß. Praxen und Kliniken ringen um die wenigen Kräfte auf dem Markt – und müssen selbst aktiv werden. Doch es gibt viele Möglichkeiten, die Sie als Praxisinhaberin bzw.  inhaber oder Personalverantwortliche(r) im Krankenhaus nutzen können und sollten. Allerdings sind Einfallsreichtum und Engagement bei der Suche gefragt.

Fachkräftemangel zwingt zu proaktiver Bewerbung

Auch wenn Deutschland laut „Krankenhaus-Report 2023“ im internationalen Vergleich über eine recht gute Ausstattung an medizinischem Personal verfügt und die Durchschnittsvergütung über der in anderen Ländern liegt, ist die Situation alles andere als zufriedenstellend. Im Gegenteil: Der Fachkräftemangel ist eklatant, Praxen und Krankenhäuser kämpfen um die wenigen „Medizinischen Fachangestellten (MFA)“ und „Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA)“. Der Markt ist im Grunde leergefegt.

Junge Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind meist schon direkt nach der Ausbildung in fester Anstellung und nicht auf der Suche nach einer neuen Stelle. Gleiches gilt für erfahreneres Personal. Im Gegenteil: Hier neigen viele angesichts der hohen Arbeitsbelastung gerade in den Kliniken eher dazu, ihre Stundenanzahl zu reduzieren und auf eine Teilzeitbeschäftigung umzustellen. Zwar ist die „Medizinische Fachangestellte“ nach wie vor einer der beliebtesten Ausbildungsberufe bei Frauen, dennoch ist der Bedarf an Fachkräften im Gesundheitswesen unverändert hoch und wird angesichts der demografischen Entwicklung noch weiter zunehmen. Kurzum: Praxen und Kliniken müssen sich heute selbst beim Personal bewerben und sich ins Gespräch bringen – und zwar proaktiv.

Einfallsreichtum und attraktive Konditionen sind gefragt

Daher müssen Sie sich bei der Suche allerhand einfallen lassen, um gutes Personal zu akquirieren und zu binden. Dazu zählt nicht nur ein attraktives Gehalt; auch Möglichkeiten zur Weiterbildung und zum Erwerb von Zusatzqualifikationen sind für viele Bewerberinnen und Bewerber auschlaggebend. Daneben spielt für immer mehr, gerade junge Menschen auch die sogenannte „Work-Life-Balance“ eine wichtige Rolle: Unter diesem Gesichtspunkt sind geregelte Arbeitszeiten und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie oft wichtige Kriterien, nach denen Angestellte ihre Wahl treffen.

Hier steht die „kleine“ Hausarztpraxis bei der Jagd auf die besten Kandidatinnen und Kandidaten im Wettbewerb zu den großen Kliniken und Zentren: Während Letztere in puncto Weiterbildung, Abwechslungsreichtum und zusätzliche Vergünstigungen wie Jobticket, Kantine etc. sicher attraktivere Angebote für ehrgeizige Nachwuchskräfte bieten, kann die niedergelassene Praxis eher mit geregelteren Arbeitszeiten ohne Wochenend- und Nachtschichten sowie mit einem eventuell stressfreieren Arbeitsalltag punkten. Diese Vorteile aus Bewerbersicht sollten Sie als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber herausarbeiten und bei der Bewerbersuche in Ihren Stellenangeboten in den Vordergrund stellen.

Veränderte Berufsbilder und Auswahlkriterien aus Bewerbersicht

Hinzukommt, dass sich die Berufsbilder der medizinischen und zahnmedizinischen Fachangestellten in den vergangenen Jahren sehr gewandelt haben: Die Anforderungen an die medizinische Qualifikation nehmen stetig zu, entsprechend werden auch die Stellenangebote immer vielfältiger. Da bieten einzelne Facharztpraxen schon Ausbildungsstellen mit einer Zusatzausbildung in Diagnostik an, um die interessanten Nachwuchskräfte anzulocken. Denn interessante Bewerberinnen und Bewerber suchen interessante Stellen, Herausforderungen und Karrieremöglichkeiten. Leider reizt viele der ausgebildeten Fachkräfte heute nicht mehr so sehr die Tätigkeit in der niedergelassenen Arztpraxis, sie gehen lieber in die Ambulanz einer Klinik oder in ein medizinisches Versorgungszentrum, da sie dort meist eine abwechslungsreichere Tätigkeit und ein breiteres Aufgabenspektrum erwartet.

Vorher Bewerberprofil möglichst genau festlegen

Sie als Praxisinhaberin bzw. -inhaber sollten sich dadurch aber nicht einschüchtern lassen – und sich zunächst einmal sehr genau darüber klar werden, welche Eignungen Ihre Kandidatin bzw. Ihr Kandidat mitbringen sollte. In der Regel werden Eigenschaften wie Flexibilität und Belastbarkeit sowie natürlich die einschlägigen fachlichen Qualifikationen in Hygiene, Qualitätsmanagement und Abrechnung vorausgesetzt. Doch auch wenn die Allrounderin bzw. der Allrounder nach wie vor ein gewünschtes Ideal ist, in der Realität gibt es eher selten jemanden, der alle Anforderungen in höchster Qualität gleichermaßen erfüllt. Von daher muss man priorisieren.

Ganz wichtig ist es auch, zu überlegen, welche Anreize Sie der potenziellen neuen Kraft bieten können und wollen: Neben einem attraktiven Gehalt und entsprechenden Konditionen in puncto Arbeitszeit, Urlaubstage oder zusätzliche Leistungen sollten Sie auch weitere Aspekte in Betracht ziehen, die für die Tätigkeit in Ihrer Praxis sprechen. Gibt es besondere Behandlungsschwerpunkte, innovative Geräte oder Techniken, welche Sie in Ihrer Praxis anwenden und die für potenzielle Bewerberinnen oder Bewerber attraktiv sein könnten? Fördern Sie eine Weiter- oder Fortbildung Ihrer Angestellten in einem bestimmten Bereich?

Auch nichtfachliche Vorteile sollten Sie erwähnen – und z. B. mit der besonders hellen und modernen Atmosphäre Ihrer Praxis, der günstigen Anbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem nahegelegenen Park oder Badesee werben. Oder Sie erwähnen die gemeinsamen sportlichen Aktivitäten des Praxisteams. Kurz: Angefangen bei der großartigen Kaffeemaschine und dem frischen Obst über gute Einkaufsmöglichkeiten bis hin zu Berühmtheiten unter den Patientinnen und Patienten – erwähnen Sie alles, was die Tätigkeit in Ihrer Praxis einzigartig und besonders attraktiv macht.

Stellenanzeige in regionalen Tageszeitungen

Auch wenn heutzutage in vielen Bereichen die Arbeit im Homeoffice möglich ist: Die Tätigkeit in einer Arztpraxis oder Klinik erfordert nach wie vor die fast tägliche Präsenz vor Ort, in Krankenhäusern sogar in Wochenend- und Nachtschichten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Arztpraxis oder Klinik sollten daher idealerweise in unmittelbarer Nähe zum Arbeitsplatz wohnen. Auch die Kundschaft, also Patientinnen und Patienten, insbesondere einer Hausarzt- oder allgemeinmedizinischen Praxis lebt oft in der direkten Nachbarschaft.

Von daher ist auch die Suche nach geeignetem Personal im Kern eine lokale bis regionale Angelegenheit. Aus diesem Grund halten Beratungsagenturen für Personal- und Praxismanagement eine Stellenanzeige in der lokalen Tagespresse nach wie vor für einen naheliegenden und erfolgversprechenden Weg auf der Suche nach Verstärkung fürs eigene Praxisteam. Dabei sollte das Inserat dann am besten sowohl in der Print- als auch in der Onlineausgabe erscheinen.

Ausbildungsmarkt: Berufsschulen und Ausbildungsstätten aufsuchen

Doch es gibt noch eine Menge anderer Wege, um qualifiziertes Fachpersonal zu finden: So lohnt etwa ein Blick auf den heimischen Ausbildungsmarkt. Empfohlen wird zum Beispiel, die örtlichen Berufsschulen zu kontaktieren und anzufragen, ob man dort die eigene Praxis oder Klinik vorstellen kann. Das ist zwar aufwendig, bietet aber den Vorteil, dass man mit dem medizinischen Personal von morgen direkt in persönlichen Kontakt treten und Gespräche führen kann. So fängt man die jungen Fachkräfte bereits ab, bevor sie überhaupt „auf den Markt kommen“.

Präsenz auf branchenspezifischen Ausbildungs-, Job- und Karrieremessen

Eine weitere Möglichkeit ist die Präsenz auf Ausbildungs- und Jobmessen oder bei sogenannten „Karrieretagen“: Die, laut eigener Aussage, „wohl größte Berufsinformationsmesse für Gesundheit, Pflege und Soziales“ ist die Messe „JOBMEDI“, die an drei Standorten in Berlin, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen stattfindet. Des Weiteren gibt es z. B. die Kongress-Reihe unter dem Namen „Operation Karriere“, die übers Jahr verteilt durch mehrere große Städte Deutschlands „tourt“ (Berlin, Frankfurt am Main, Hamburg, München, Köln, Heidelberg). Unter www.gesundheit.jobs/veranstaltungen findet sich eine Übersicht wichtiger Messen, Veranstaltungen und Events rund um das Thema Jobs in den Bereichen Medizin, Pflege und Gesundheit. Die meisten Veranstalter betreiben auf ihren Internetseiten auch Stellen- und Jobbörsen, in denen Sie suchen und inserieren können.

Stellenportal der Bundesagentur für Arbeit

Eine bodenständigere, aber weniger aufwendigere Vorgehensweise besteht darin, die Dienste der Bundesagentur für Arbeit bzw. der Jobcenter zu nutzen: Auf deren Onlineportal können Sie entweder die Bewerberbörse durchforsten oder ein Stellenangebot veröffentlichen. Für die Aufgabe des Inserats wird ein Online-Benutzerkonto benötigt; man kann ein Stellenangebot aber auch ohne Anmeldung an den zuständigen Arbeitgeber-Service der Bundesagentur für Arbeit übersenden.

In den großen Online-Jobbörsen suchen und inserieren

Selbstverständlich sollten Sie auch die bekannten allgemeinen Online-Stellenportale wie XING, Indeed, Jobware, Stepstone, LinkedIn, Monster etc. nutzen, um dort gezielt nach passenden Bewerberinnen und Bewerbern zu suchen bzw. selbst ein Stellenangebot einzustellen. Daneben gibt es zahlreiche branchenspezifische Jobbörsen und auf die Personalvermittlung im Gesundheitswesen spezialisierte Agenturen. Hier finden Sie eine kleine Auswahl:

• DocCheck Jobs: jobs.doccheck.com
• Kliniken.de – Jobbörse für medizinische Berufe/Gesundheitswesen: jobs.kliniken.de
• KV-Personalbörse (Medizinischer Bereich): www.kvboerse.de
• Medidoo – Jobbörse für Medizin, Pharmazie, Pflege und Gesundheitswesen: www.medidoo.de
• Medi-Jobs: Die medizinische Jobbörse: www.medi-jobs.de
• Stellenbörse für Medizinische Fachangestellte und Arbeitgeber: www.mfa-jobnet.de
• Gesundheit.Jobs: www.gesundheit.jobs
• Jobdental: www.jobdental.de
• Stellenmarkt für Zahnmedizinische Fachkräfte in Berlin & Brandenburg: www.iuzb.org
• Stellenbörse für Zahnmedizinische Fachangestellte – freie Stellen der Zahnheilkunde: www.zahn-luecken.de
• Stellenmarkt u. a. für Auszubildende ZFA (ein Dienst der KZV Niedersachsen): www.assistentenboerse.de
• Personalvermittlung im Gesundheitswesen: www.personalvermittlung-borgmann.de

Auch Berufsverbände wie etwa der Verband medizinischer Fachberufe e. V. (vmf), Berufsgenossenschaften sowie die führenden medizinischen Fachzeitschriften führen Bewerberbörsen und Stellenportale.

Eigene Website und Social-Media-Accounts sowie persönliche Kontakte nutzen

Aber auch auf Ihrer eigenen Website sollten Sie das Stellenangebot ausschreiben. Eventuell ist unter den Patientinnen oder Patienten, die sich vor dem Arztbesuch auf Ihrer Praxis- oder Klinikwebsite umschauen, das zukünftige neue Mitglied fürs Team – oder jemand, der jemanden kennt. Gleiches gilt, falls Sie mit Ihrer Praxis bzw. Klinik auch Social-Media-Accounts wie etwa bei Facebook, X (ehem. Twitter), Instagram, LinkedIn, XING etc. unterhalten und pflegen.

Klassisch, aber nicht weniger effektiv ist eines der ältesten Kommunikationsmittel: die persönliche Empfehlung. So lässt sich beispielsweise das Netzwerk von Pharmareferentinnen bzw.  referenten und anderen Dienstleistern nutzen; denn diese wissen oft, wo Veränderungen stattfinden – etwa, wenn eine medizinische Fachangestellte umzieht und eine neue Stelle am zukünftigen Wohnort sucht. Daneben können auch die eigenen Praxis- bzw. Klinikangestellten vermitteln: Sie kennen unter Umständen Fachkräfte, die bald ihre Ausbildung beenden oder auf der Suche sind und in das jeweilige Team passen würden.

Quereinsteigerinnen und -einsteiger berücksichtigen

Schließlich lässt sich auch darüber nachdenken, eine Quereinsteigerin bzw. einen Quereinsteiger zu rekrutieren. Oftmals bringen Fachkräfte aus anderen Branchen neue, hilfreiche Perspektiven in den Arbeitsalltag ein und können so eine Bereicherung für die Praxis oder Klinik darstellen. Beispielsweise sind etwa für den Empfangsbereich besonders auch Kräfte aus der Hotellerie oder dem Einzelhandel gefragt, da sie Eigenschaften wie Empathie, Einfühlungsvermögen und Freundlichkeit im Umgang mit Menschen bereits beherrschen.

Probetag oder Probewoche als Test

Wenn sich ein Kreis potenzieller Kandidatinnen bzw. Kandidaten herauskristallisiert hat, sollten Sie überlegen, ob Sie diese im Rahmen eines bezahlten Probetags (oder einer Probewoche) erst einmal testweise bei sich arbeiten lassen. So lässt sich für beide Seiten gut herausfinden, ob man zusammenpasst und ob auch die Zusammenarbeit mit den anderen Kolleginnen und Kollegen harmoniert. Schließlich geht es auch darum, ständige Fluktuationen im Team zu vermeiden.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter prägen den Gesamteindruck der Praxis

Viele Patientinnen und Patienten beurteilen eine Praxis oder Klinik nicht nur anhand der Kompetenz der Ärztin bzw. des Arztes, sondern summieren die Arbeit aller Teammitglieder zu einem Gesamteindruck. Daher sollte die Entscheidung für die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter gut überlegt sein. Aus Patientensicht zählen oft die sogenannten „Soft Skills“ des Personals weit mehr als fachliche Qualifikationen: Da sind dann Geduld, Ausdauer, kommunikatives Geschick und freundliche Umgangsformen gefragt – insbesondere, wenn die neue Kraft am Empfang der Praxis oder Klinik arbeitet. Aus diesem Grund schickt mancher Betreiber einer modernen Privatklinik seine Angestellten sogar zur Fortbildung in ein Luxushotel, wo der perfekte Umgang mit Menschen an der Rezeption trainiert wird.

Schlussendlich geht es bei der Suche nach geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern in erster Linie darum, dass sie bzw. er gut zur Praxis, Klinik oder Abteilung passt, sich gut ins Team integrieren kann und mit den Patientinnen und Patienten klarkommt – und natürlich mit Ihnen.

So gehen Sie bei der Suche nach geeignetem Praxispersonal am besten vor

1.    Bewerberprofil, Jobbeschreibung, Konditionen und Anreize festlegen

• Beschreiben Sie möglichst genau, was die ideale Kandidatin bzw. der ideale Kandidat mitbringen soll: fachliche Qualifikationen, sonstige Eigenschaften (Soft Skills) etc. Legen Sie außerdem Gehalt, Arbeitszeiten, Urlaubstage und sonstige Konditionen fest. Überlegen Sie, welche attraktiven Anreize aus Bewerbersicht es gibt, z. B. gute Verkehrsanbindung, Kaffeemaschine, Obst, und was für eine Tätigkeit in Ihrer Praxis oder Klinik spricht.

2.    Aktive Suche und Stellenausschreibung

• Regionale Tagespresse (online, Print): Schalten Sie eine Stellenanzeige in einer oder mehreren Tageszeitungen in Ihrer Region. Die Anzeige sollte idealerweise sowohl in der Printausgabe als auch in der Onlineversion erscheinen.
• Ausbildungsmarkt: Kontaktieren Sie die örtlichen Berufsschulen und Ausbildungsstätten, um dort die eigene Praxis oder Klinik vorzustellen. Besuchen Sie branchenspezifische Ausbildungs- und Jobmessen (z. B. „JOBMEDI“) und zeigen Sie Präsenz bei sogenannten Karrieretagen wie etwa „Operation Karriere“.
• Stellenportal der Bundesagentur für Arbeit bzw. der Jobcenter: Durchforsten Sie die Online-Bewerberbörse der Bundesagentur für Arbeit und kontaktieren Sie das örtliche Jobcenter. Über den Arbeitgeber-Service lässt sich auch hier ein Stellenangebot einstellen.
• Große Online-Jobbörsen: Suchen Sie in den großen Online-Jobbörsen wie XING, Indeed, Jobware, Stepstone, LinkedIn, Monster etc. nach geeigneten Bewerberinnen bzw. Bewerbern und/oder stellen Sie Ihr Stellenangebot dort ein.
• Branchenspezifische Jobbörsen: Gerade auch die, auf medizinische Berufe spezialisierten Portale und Jobbörsen sollten Sie bei der Suche nach neuem Praxispersonal nicht außer Acht lassen; z. B. jobs.doccheck.com, jobs.kliniken.de, www.kvboerse.de.
• Berufsverbände, Berufsgenossenschaften: Kontaktieren Sie auch Berufsverbände wie etwa den Verband medizinischer Fachberufe e. V. (vmf) oder Berufsgenossenschaften; auch diese haben häufig Stellenportale auf ihren Websites.
• Fachzeitschriften (online, Print): Auch die führenden medizinischen Fachzeitschriften haben häufig Jobbörsen oder Karrierebereiche auf ihren Websites sowie in ihren Printausgaben; nutzen Sie diese.

3.    Personalvermittlung für das Gesundheitswesen einschalten

• Falls Sie selbst nicht die Zeit und Muße für die ausgiebige Suche nach geeigneten Kandidatinnen oder Kandidaten haben – kontaktieren Sie eine Agentur, die sich auf die Personalvermittlung im Gesundheitswesen spezialisiert hat, und beauftragen Sie diese mit der Suche.

4.    Eigenes Umfeld nutzen

• Eigene Website und Social-Media-Accounts: Veröffentlichen Sie das Stellenangebot auf der Website Ihrer Praxis oder Klinik, sowie – falls vorhanden – auf Ihren Social-Media-Accounts bei Facebook, X (ehem. Twitter), Instagram, LinkedIn, XING etc.
• Persönliche Kontakte nutzen: Fragen Sie Pharmareferentinnen bzw. -referenten und andere Dienstleister, mit denen Sie zu tun haben, ob sie evtl. eine Fachkraft kennen, die eine neue Stelle sucht. Informieren Sie auch die eigenen Praxis- bzw. Klinikangestellten und ggf. Patientinnen und Patienten über Ihre Personalsuche. Vielleicht kennt jemand jemanden.

5.    Quereinstieg

• Schließlich lässt sich noch darüber nachdenken, einer Quereinsteigerin bzw. einem Quereinsteiger aus einer anderen Branche eine Chance zu geben. Manche Praxis oder Klinik hat gute Erfahrungen damit gemacht, ehemalige Beschäftigte aus der Hotellerie oder dem Einzelhandel für den eigenen Empfangsbereich zu rekrutieren, da diese bereits Erfahrung im Umgang mit Menschen haben.

6.    Probetag bzw. Probewoche als Testlauf

Wenn sich ein Kreis aus potenziellen Kandidatinnen bzw. Kandidaten herauskristallisiert hat, könnten Sie vorschlagen, testweise einen Tag oder eine Woche bei Ihnen zu arbeiten. So lässt sich gut herausfinden, ob man zueinander passt.